Xin giấy chứng nhận lý lịch tư pháp của Nhật Bản: thủ tục và nội dung ghi trên giấy

Rất nhiều người Việt sau nhiều năm sống ở Nhật, khi về nước xin việc hoặc khi nộp hồ sơ xin visa của một nước thứ ba, đều được yêu cầu nộp giấy chứng nhận lý lịch tư pháp cho khoảng thời gian đã ở Nhật Bản. Loại giấy này được gọi bằng nhiều tên khác nhau, nhưng ở Nhật trên thực tế chỉ có một loại duy nhất.

Bài viết trình bày ai là cơ quan cấp giấy, nộp đơn ở đâu và bằng cách nào, và điều mà chúng tôi được hỏi nhiều nhất: những vụ việc kết thúc bằng quyết định không truy tố hoặc bản án cho hưởng án treo thì được ghi như thế nào. Bài viết cũng nói về một thước đo hoàn toàn khác với tờ giấy chứng nhận, đó là ảnh hưởng của xử lý hình sự đối với tư cách lưu trú.

Cơ quan cấp giấy chứng nhận lý lịch tư pháp ở Nhật là Cảnh sát

Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp của Nhật Bản là văn bản công do Cơ quan Cảnh sát quốc gia (Keisatsuchō) cấp, tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận giám định của Sở Cảnh sát cấp tỉnh nơi cư trú. Ở Nhật không có loại giấy nào mang tên gọi giấy chứng nhận không phạm tội; tên gọi chính thức là chứng nhận về tiền án hình sự. Ủy ban hành chính quận huyện, Cục Pháp vụ hay Cục Xuất nhập cảnh đều không cấp loại giấy này, nên việc đầu tiên là đến đúng nơi.

Điểm thứ hai cần nắm là mục đích cấp giấy bị giới hạn. Giấy này chỉ được cấp khi một cơ quan nhà nước nước ngoài yêu cầu nộp. Đây không phải loại giấy có thể tự do xin để nộp cho một công ty tư nhân ở Nhật hay để ký hợp đồng thuê nhà. Vì vậy, khi đi nộp đơn, bạn phải mang theo tài liệu chứng minh rằng cơ quan của nước tiếp nhận đang yêu cầu giấy này.

Phải tự mình đến nộp đơn và lấy dấu vân tay tại chỗ

Người đang ở Nhật Bản về nguyên tắc phải tự mình đến Sở Cảnh sát của tỉnh nơi đăng ký địa chỉ cư trú. Tại quầy, cán bộ kiểm tra hộ chiếu và thẻ cư trú (zairyū kādo), xem tài liệu chứng minh nước tiếp nhận yêu cầu giấy chứng nhận, rồi lấy dấu vân tay ngay tại chỗ.

Việc lấy dấu vân tay không phải thủ tục hình thức. Họ tên người nước ngoài viết bằng chữ La tinh trên hộ chiếu, cách ghi trên thẻ cư trú và cách ghi trong hồ sơ vụ việc cũ rất hay khác nhau; chỉ dựa vào họ tên và ngày sinh nhiều khi không xác định được đó có đúng là một người hay không. Giấy chứng nhận khi hoàn tất được giao trong phong bì dán kín, và thông lệ là nếu bóc phong bì thì giấy mất giá trị chứng nhận. Thời gian chờ và chi tiết giấy tờ cần mang theo có khác nhau giữa các tỉnh, nên gọi điện hỏi trước sẽ tránh phải đi lại hai lần.

Nếu đã rời Nhật Bản thì nộp đơn qua cơ quan đại diện ngoại giao Nhật

Trường hợp về nước rồi mới cần giấy, bạn nộp đơn tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản ở nước đang cư trú. Quy trình là lấy dấu vân tay tại đó, hồ sơ được chuyển về Cơ quan Cảnh sát quốc gia Nhật Bản, rồi giấy chứng nhận quay trở lại theo đúng con đường ấy, nên thời gian dài hơn so với nộp trong nước. Nếu bạn có hạn nộp hồ sơ visa lao động hoặc thẻ thường trú, hãy tính ngược thời gian và bắt đầu sớm.

Vấn đề hay gặp nhất ở đây là nhờ người khác lấy hộ. Vì thủ tục gắn liền với việc lấy dấu vân tay, nên về nguyên tắc gia đình, bạn bè hay người phụ trách của công ty không thể thay bạn nộp đơn và nhận giấy. Đây không phải loại giấy tờ chỉ cần có giấy ủy quyền là xong.

Trên giấy ghi những gì: không truy tố, án treo và việc xóa hiệu lực của bản án

Nội dung được ghi là các bản án kết tội đã có hiệu lực, còn những vụ việc kết thúc bằng quyết định không truy tố thì không được ghi. Dù bạn đã bị bắt, bị tạm giam và bị điều tra, nếu công tố viên ra quyết định không truy tố thì đó không phải là bản án kết tội. Đây chính là một trong những lý do vì sao hoạt động bào chữa đặt mục tiêu cao nhất là đạt được quyết định không truy tố.

Bản án cho hưởng án treo vẫn là bản án kết tội, nên trong thời gian thử thách vẫn tồn tại một bản án kết tội. Tuy vậy, Bộ luật Hình sự Nhật Bản có quy định rằng nếu hết thời gian thử thách mà việc cho hưởng án treo toàn bộ không bị hủy bỏ thì việc tuyên hình phạt mất hiệu lực. Ngoài ra, Điều 34-2 Bộ luật Hình sự quy định người đã chấp hành xong hoặc được miễn chấp hành hình phạt giam giữ (kōkinkei) trở lên, nếu trong 10 năm không bị tuyên hình phạt từ phạt tiền trở lên thì việc tuyên hình phạt mất hiệu lực; với hình phạt tiền trở xuống thì thời hạn là 5 năm.

Tuy nhiên, việc mất hiệu lực này chỉ làm chấm dứt hiệu lực pháp lý của bản án về sau, chứ không có nghĩa hồ sơ do cơ quan điều tra lưu giữ bị xóa đi về mặt vật lý. Cần phân biệt giữa nội dung ghi trên giấy chứng nhận và thông tin mà các cơ quan hành chính nắm giữ trong nội bộ.

Xử lý hình sự ảnh hưởng thế nào đến tư cách lưu trú

Trước cả câu hỏi có bị ghi vào giấy chứng nhận hay không, xử lý hình sự tác động trực tiếp đến việc bạn có được ở lại Nhật hay không. Điều 24 khoản 4 mục ri của Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn quy định người bị tuyên hình phạt giam giữ chung thân hoặc trên 1 năm thuộc diện bị trục xuất, nhưng mục này có phần loại trừ: nếu được cho hưởng án treo toàn bộ thì không thuộc diện đó. Trường hợp án treo một phần, nếu phần phải chấp hành thực tế từ 1 năm trở xuống thì cũng được loại trừ. Nói rằng cứ án treo là bị trục xuất là cách giải thích không chính xác.

Ngược lại, mục chi của cùng điều khoản nêu người bị kết án về hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến ma túy, cần sa, thuốc phiện, ma túy đá và các chất tương tự. Trường hợp này chỉ cần bị kết án là thuộc diện, kể cả khi hình phạt chỉ là phạt tiền, kể cả khi được hưởng án treo, kể cả khi được miễn hình phạt, và không phân biệt loại tư cách lưu trú.

Khi muốn quay lại Nhật Bản, cấu trúc cũng tương tự. Điều 5 khoản 1 mục 5 quy định cấm nhập cảnh vì lý do ma túy mà không ấn định thời hạn, kể cả khi chỉ bị phạt tiền và kể cả khi vi phạm pháp luật nước ngoài. Mục 4 nói về người bị tuyên hình phạt giam giữ từ 1 năm trở lên; mục 9 quy định thời hạn cấm nhập cảnh 1 năm, 5 năm và 10 năm đối với người từng bị trục xuất; mục 9-2 quy định 1 năm đối với người rời Nhật theo lệnh xuất cảnh.

Hiệu lực tại Việt Nam do pháp luật Việt Nam quyết định

Giấy chứng nhận do Nhật Bản cấp, hay bản án của tòa án Nhật Bản, sẽ có ý nghĩa pháp lý như thế nào tại Việt Nam là vấn đề do pháp luật Việt Nam quyết định. Luật sư Nhật Bản chỉ có thể trả lời trong phạm vi pháp luật Nhật Bản: cái gì được ghi nhận, cái gì không được ghi nhận, thủ tục nào cho ra loại văn bản nào. Việc một vụ án ở Nhật ảnh hưởng ra sao đến điều kiện xin việc, giấy phép kinh doanh hay việc xuất cảnh tại Việt Nam, bạn cần hỏi luật sư tại Việt Nam. Điều nên làm từ phía Nhật Bản là chuẩn bị đầy đủ tài liệu chính xác, chẳng hạn giấy thông báo quyết định không truy tố hoặc bản sao bản án.

Những hiểu lầm thường gặp

• Hiểu lầm rằng đã từng bị bắt thì chắc chắn bị ghi vào giấy. Đối tượng được ghi là bản án kết tội đã có hiệu lực.
• Hiểu lầm rằng có giấy ủy quyền là người nhà đi lấy hộ được. Vì phải lấy dấu vân tay nên nguyên tắc là chính chủ đến nộp đơn.
• Hiểu lầm rằng khi bản án mất hiệu lực thì Cục Xuất nhập cảnh cũng không còn nắm được. Đó là hai chuyện khác nhau.

Cách Văn phòng chúng tôi hỗ trợ

Tại Văn phòng Luật sư Quốc tế Funado, luật sư Matsumura Daisuke trực tiếp thực hiện việc tiếp xúc trong trại tạm giam và các buổi làm việc với khách hàng. Về ngôn ngữ, tiếng Trung có phiên dịch chuyên trách cho các vụ việc của người nước ngoài thường trực tại văn phòng; đối với tiếng Việt và các ngôn ngữ khác, chúng tôi sắp xếp phiên dịch tùy theo từng vụ việc.

Về phương châm bào chữa, chúng tôi cho rằng một bản án cho hưởng án treo vẫn là chưa đủ, và đặt mục tiêu cao nhất là đạt được quyết định không truy tố. Nhìn xa đến lúc bạn cần một tờ giấy chứng nhận lý lịch tư pháp, ý nghĩa của việc kết thúc vụ việc bằng không truy tố là rất lớn. Chúng tôi cũng thiết kế vụ án hình sự và thủ tục xuất nhập cảnh như một thể thống nhất, bởi biên bản lời khai lập trong thủ tục hình sự sẽ được dùng làm tài liệu trong quá trình thẩm tra vi phạm và phiên điều trần sau đó. Buổi tư vấn đầu tiên miễn phí. Bạn có thể liên hệ qua WeChat ID matsumura1119.

Lời kết

Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp vừa là văn bản chứng minh quá khứ, vừa là tờ giấy đặt ngay ở cửa vào của cuộc sống phía trước. Nội dung ghi trên đó thay đổi tùy theo việc bạn đã nhận kết quả xử lý nào và ở giai đoạn nào. Chính vì thế, cách xử lý ngay sau khi sự việc xảy ra sẽ ảnh hưởng đến một tờ giấy của nhiều năm sau.

Bài viết này chỉ là giải thích mang tính chung; với từng vụ việc cụ thể, xin hãy trao đổi trực tiếp với luật sư.

Người viết

Matsumura Daisuke／Luật sư
Thành viên Đoàn Luật sư Daiichi Tokyo (số đăng ký: 59077／đăng ký năm 2019)
Văn phòng Luật sư Quốc tế Funado (Tầng 3, tòa nhà chính Fuse Building, 3-4-10 Takada, Toshima-ku, Tokyo)
Lĩnh vực tập trung chính là bào chữa hình sự cho người nước ngoài và thủ tục xuất nhập cảnh, chủ yếu với khách hàng quốc tịch Trung Quốc. Đã đạt được bản án tuyên vô tội trong vụ vi phạm Luật kiểm soát ma túy đá (tàng trữ nhằm mục đích kinh doanh), quyết định không truy tố trong vụ lừa đảo có tổ chức, và giấy phép lưu trú đặc biệt trong những vụ được xem là khó.

Funado International Law Office
Website: https://matsumura-lawoffice.jp/
WeChat ID: matsumura1119

Bản tiếng Nhật của bài viết này: https://matsumura-lawoffice.jp/blog/detail/2026099374/