Trình diện quá hạn lưu trú tại Nhật cần mang giấy tờ gì: nhân thân, gia đình và nền tảng sinh hoạt

Nếu thời hạn lưu trú của bạn đã hết mà bạn vẫn đang sống tại Nhật Bản, một trong những câu hỏi thực tế đầu tiên là: khi đi trình diện tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú thì cần mang theo những giấy tờ gì. Có người chỉ còn mỗi hộ chiếu. Có người hộ chiếu đã hết hạn từ lâu, trong tay chỉ còn tấm thẻ lưu trú cũ. Cũng có không ít người vì lo giấy tờ chưa đủ mà trì hoãn, rồi vài tháng cứ thế trôi qua. Bài viết này sắp xếp những tài liệu nên chuẩn bị khi tự nguyện trình diện (出頭申告) thành bốn nhóm: nhân thân, quan hệ gia đình, nền tảng sinh hoạt và mối liên hệ với cộng đồng nơi cư trú. Tuy nhiên, cần chuẩn bị những gì và đến mức nào thì khác nhau rất nhiều tùy từng vụ việc. Những nội dung dưới đây là khung tham khảo chung, không phải danh mục bảo đảm "có chừng này là đủ".

Có danh mục giấy tờ bắt buộc khi trình diện không

Không có. Không tồn tại một "danh mục giấy tờ bắt buộc" được công bố thống nhất trên toàn quốc, bởi trình diện không phải là thủ tục nộp hồ sơ xin phép, mà là hành vi tự mình bước vào cửa của thủ tục trục xuất. Vì vậy, trên thực tế người ta chuẩn bị tài liệu bằng cách đi ngược từ những yếu tố sẽ được cân nhắc khi xét cấp phép lưu trú đặc biệt (在留特別許可). Điều 50 khoản 5 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn (gọi tắt là Luật Nhập quản) quy định phải xem xét lý do mong muốn được lưu trú, quan hệ gia đình, hạnh kiểm, hoàn cảnh nhập cảnh vào Nhật Bản, thời gian đã lưu trú tại Nhật Bản và tư cách pháp lý trong thời gian đó, sự việc cấu thành lý do trục xuất, sự cần thiết của cân nhắc nhân đạo, ngoài ra còn xem xét tình hình trong và ngoài nước cùng ảnh hưởng đối với người lưu trú bất hợp pháp tại Nhật Bản và các tình tiết khác. Giấy tờ mang theo về cơ bản được chọn theo đúng các đề mục này.

Cũng cần nhớ rằng, việc ở lại Nhật Bản sau khi hết thời hạn lưu trú thuộc lý do trục xuất theo Điều 24 khoản 4 mục (b), đồng thời cấu thành tội theo Điều 70 khoản 1 mục (5), với hình phạt là kōkinkei (hình phạt giam giữ, 拘禁刑) đến 3 năm hoặc phạt tiền đến 3 triệu yên, hoặc áp dụng cả hai. Vì vậy việc chuẩn bị giấy tờ phải tính đến cả hai tuyến: thủ tục hành chính và thủ tục hình sự.

Có bắt buộc phải có hộ chiếu không, nếu mất hoặc hết hạn thì sao

Hộ chiếu là tài liệu cơ bản nhất chứng minh nhân thân, nếu còn giữ thì hãy mang theo. Tuy vậy, dù hộ chiếu đã hết hạn hay đã mất, bạn vẫn có thể trình diện. Việc trì hoãn trình diện chỉ vì chưa có hộ chiếu thường gây bất lợi nhiều hơn.

Khi không có hộ chiếu, bạn nên đồng thời làm thủ tục xin cấp lại tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán nước mình. Đây không đơn thuần là việc hành chính. Trong các điều kiện của lệnh xuất cảnh quy định tại Điều 24-3, mục (5) đòi hỏi "có thể dự liệu chắc chắn rằng người đó sẽ rời khỏi Nhật Bản một cách nhanh chóng". Việc giấy thông hành hay hộ chiếu có triển vọng được cấp hay không, trên thực tế có liên quan đến đánh giá này. Về nhân thân, có thể cân nhắc các tài liệu sau.

• Hộ chiếu (kể cả đã hết hạn) và bản sao các hộ chiếu đã dùng trước đây
• Thẻ lưu trú, hoặc giấy chứng nhận đăng ký người nước ngoài kiểu cũ
• Giấy tờ tùy thân, giấy khai sinh, giấy chứng nhận quốc tịch do nước mình cấp
• Nếu tên được viết theo nhiều cách khác nhau, tài liệu chứng minh đó là cùng một người

Ở một số quốc gia, việc xin được giấy tờ hộ tịch chính thức bản thân nó đã rất khó. Văn phòng chúng tôi từng xử lý vụ việc mà hầu như không tồn tại giấy tờ công do nước sở tịch cấp, nhưng bằng cách tích lũy các tài liệu thay thế, cuối cùng vẫn xin được phép lưu trú đặc biệt. Việc thiếu giấy tờ tự nó không quyết định kết quả.

Những giấy tờ nào chứng minh quan hệ gia đình

Nếu lý do mong muốn ở lại là cuộc sống cùng gia đình tại Nhật Bản thì tài liệu về quan hệ gia đình là trọng tâm. Điều 50 khoản 5 nêu rõ "quan hệ gia đình" là một yếu tố phải cân nhắc.

• Trường hợp vợ hoặc chồng là người Nhật hoặc người vĩnh trú: bản sao hộ tịch (koseki), giấy chứng nhận đã tiếp nhận đăng ký kết hôn, phiếu cư trú ghi đủ thành viên hộ và quan hệ
• Trường hợp kết hôn ở nước ngoài: giấy chứng nhận kết hôn kèm bản dịch tiếng Nhật
• Về con: giấy khai sinh, giấy chứng nhận đã tiếp nhận đăng ký nhận cha cho con, sổ tay sức khỏe mẹ và bé
• Tài liệu cho thấy thực tế chung sống: ảnh, ghi nhận liên lạc, hợp đồng đứng tên chung
• Thẻ lưu trú của các thành viên gia đình và tài liệu thể hiện tư cách lưu trú của họ

Cũng có người đi trình diện khi thủ tục kết hôn hoặc nhận con chưa hoàn tất. Bản thân việc chưa hoàn tất không đương nhiên dẫn đến bất lợi, nhưng thể hiện thực chất quan hệ gia đình như thế nào lại đòi hỏi cách làm riêng cho từng vụ việc, kể cả cách xử lý khi đăng ký không được tiếp nhận. Nên sắp xếp việc này trước khi đi.

Nộp giấy tờ về nhà ở, thu nhập và thuế có bị bất lợi không

Không thể nói chung là bất lợi. Việc nền tảng sinh hoạt đã bám rễ tại Nhật Bản là cơ sở cho lý do mong muốn được ở lại. Mặt khác, tài liệu liên quan đến việc làm có thể dẫn sang vấn đề khác như hoạt động ngoài tư cách (Điều 24 khoản 4 mục (a), Điều 70 khoản 1 mục (4)), nên nộp gì và nộp đến đâu cần cân nhắc thận trọng. Đây là phần nên quyết định sau khi trao đổi với luật sư.

• Hợp đồng thuê nhà, biên lai điện nước ga và tài liệu thể hiện tình trạng cư trú
• Sổ tiết kiệm và tài liệu phản ánh tình hình tài chính gia đình
• Tài liệu về tình hình nộp thuế cư trú, phí bảo hiểm y tế quốc dân, tiền lương hưu quốc dân
• Nếu có người bảo đảm sinh kế sau này: tài liệu về thu nhập, thuế của người đó và văn bản bảo lãnh

Việc nộp thuế và phí bảo hiểm không chậm trễ có liên quan đến đánh giá "hạnh kiểm" theo Điều 50 khoản 5. Nếu có khoản còn nợ, thay vì giấu đi, việc trình bày quá trình khắc phục trong khả năng có thể sẽ thuyết phục hơn.

Tài liệu về mối liên hệ với cộng đồng có ý nghĩa không

Có ý nghĩa. Hướng dẫn về phép lưu trú đặc biệt (sửa đổi tháng 3 năm 2024, có hiệu lực từ ngày 10 tháng 6 năm 2024) xác định phép lưu trú đặc biệt là "biện pháp mang tính ngoại lệ và ân huệ đối với người nước ngoài lẽ ra phải bị trục xuất", đồng thời trình bày cách đánh giá theo từng yếu tố nêu tại Điều 50 khoản 5. Những mối liên hệ cụ thể với xã hội Nhật Bản chính là sự kiện làm nền cho lý do mong muốn ở lại và cho nhu cầu cân nhắc nhân đạo.

• Giấy chứng nhận đang học của con, tài liệu về việc học và sinh hoạt ở trường
• Giấy chẩn đoán và kế hoạch điều trị nếu cần khám chữa bệnh liên tục
• Thư trình bày, đơn thỉnh nguyện của người dân địa phương, người ở nơi làm việc, người hỗ trợ
• Tài liệu cho thấy những bất lợi cụ thể sẽ phát sinh nếu phải về nước

Thư trình bày không phải càng nhiều càng tốt. Điều quan trọng là có ghi cụ thể người viết là ai, với tư cách gì, quen biết đương sự bao lâu và trong hoàn cảnh nào hay không.

Giấy tờ tiếng nước ngoài có cần bản dịch tiếng Nhật không

Có. Giấy chứng nhận do nước mình cấp về nguyên tắc nên nộp bản chính hoặc bản sao có chứng thực, kèm bản dịch tiếng Nhật ghi rõ họ tên người dịch và ngày dịch. Bản chính đôi khi bị giữ lại, nên hãy sao lưu trước. Sắp xếp tài liệu theo bốn nhóm nêu trên và kèm một bản mục lục sẽ giúp phần trình bày trong ngày chính xác hơn.

Có nên chờ đủ hết giấy tờ rồi mới đi trình diện không

Nói chung, khó khuyến nghị việc lùi thời điểm trình diện quá xa chỉ để chờ đủ hồ sơ, bởi vì thời hạn cấm nhập cảnh sau này gắn liền với thời điểm bạn tự ra trình diện.

Điều 24-3 mục (1)(a) quy định người tự mình đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú với ý định rời Nhật Bản nhanh chóng, trước khi cuộc điều tra vi phạm theo Điều 27 bắt đầu, thuộc đối tượng của lệnh xuất cảnh; người rời Nhật theo lệnh xuất cảnh trong trường hợp này bị cấm nhập cảnh 1 năm kể từ ngày xuất cảnh theo Điều 5 khoản 1 mục (9)(e). Ngược lại, nếu chỉ bày tỏ ý định xuất cảnh sau khi điều tra vi phạm đã bắt đầu (mục (1)(b) của cùng điều luật), thì khi sau đó muốn sang Nhật với hoạt động lưu trú ngắn hạn, thời hạn cấm nhập cảnh là 5 năm theo Điều 5 khoản 1 mục (9)(f). Nếu bị phát hiện và do đó không đáp ứng các điều kiện của lệnh xuất cảnh, chẳng hạn chưa từng bị trục xuất và chưa bị tuyên kōkinkei về một số tội danh nhất định, thì vụ việc đi theo thủ tục trục xuất, thời hạn cấm nhập cảnh là 5 năm theo mục (9)(c), hoặc 10 năm theo mục (9)(d) nếu đã từng bị trục xuất hay từng có lệnh xuất cảnh.

Vì vậy, trong nhiều trường hợp, hợp lý hơn cả là hành động với những gì đang có trong tay và bổ sung phần còn thiếu sau đó. Dĩ nhiên còn phải cân nhắc thời gian cần để cấp lại hộ chiếu hoặc xin giấy tờ từ nước nhà, nên phán đoán này phải dựa trên từng vụ việc cụ thể.

Ý nghĩa của việc chủ động hành động trước khi bị phát hiện

Chỉ xét riêng về giấy tờ, tự ra trình diện và bị phát hiện đặt bạn vào hai hoàn cảnh rất khác nhau. Việc bị phát hiện thường ập đến đúng lúc chưa chuẩn bị được gì. Nếu bắt đầu bị lấy lời khai mà trong tay không có tài liệu nào, thì quan hệ gia đình và thực tế cuộc sống chỉ có thể trình bày bằng lời. Khi tự ra trình diện, bạn có thể sắp đặt trước sẽ trình bày điều gì, theo thứ tự nào và kèm theo tài liệu nào.

Về mặt chế độ cũng có khác biệt. Hướng dẫn về phép lưu trú đặc biệt ghi rõ rằng việc "người nước ngoài tự mình đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú địa phương để khai báo tình trạng lưu trú bất hợp pháp" được xem xét như một yếu tố tích cực. Ngược lại, tình trạng lưu trú bất hợp pháp kéo dài lại bị đánh giá là yếu tố tiêu cực. Thời gian trôi qua không chỉ làm hồ sơ dày thêm.

Giới thiệu về văn phòng chúng tôi

Văn phòng Luật sư Quốc tế Funado (tầng 3 tòa nhà chính Fuse, 3-4-10 Takada, quận Toshima, Tokyo) lấy bào chữa hình sự cho người nước ngoài, chủ yếu là thân chủ quốc tịch Trung Quốc, và các thủ tục nhập quản làm lĩnh vực trọng tâm. Nếu bạn tư vấn ngay từ giai đoạn còn đang cân nhắc có nên trình diện hay không, chúng tôi sẽ xem lại những gì bạn đang có, rồi cùng bạn thiết kế xem cần bổ sung giấy tờ nào và tài liệu nào nên đưa ra ở giai đoạn nào.

Xin nêu hai vụ việc. Thứ nhất, một thân chủ sang Nhật du lịch, có con với phụ nữ Nhật Bản, sau đó mất tư cách lưu trú và bị truy tố vì lưu trú quá hạn. Văn phòng đàm phán với cơ quan chức năng để hoàn tất thủ tục kết hôn và nhận con còn dang dở, thu thập chứng cứ có lợi dù hầu như không có giấy tờ công do nước sở tịch cấp, và đạt được phép lưu trú đặc biệt chỉ trong một lần thủ tục.

Thứ hai, một phụ nữ bị quy oan tội tiếp tay cho lao động bất hợp pháp và đứng trước nguy cơ bị trục xuất. Trước quan điểm thực tiễn lâu nay cho rằng lý do trục xuất không đòi hỏi cố ý hay lỗi vô ý, văn phòng đã khởi kiện đặt vấn đề về phạm vi của nguyên tắc trách nhiệm và theo đuổi đến cấp phúc thẩm. Sau đó, cơ quan nhập quản đã chấp nhận cấp phép lưu trú đặc biệt.

Tại văn phòng, luật sư Matsumura trực tiếp phụ trách toàn bộ các công đoạn, từ lần gặp đầu tiên tại nơi tạm giữ cho đến khi kết thúc phiên tòa, không giao cho nhân viên văn phòng hay luật sư trẻ làm thay. Văn phòng có phiên dịch chuyên trách tiếng Trung thường trực, am hiểu các vụ việc liên quan đến người nước ngoài, nên thân chủ có thể sử dụng phiên dịch đứng về phía mình, khác với phiên dịch do cơ quan điều tra chỉ định. Đối với các ngôn ngữ khác, chúng tôi bố trí phiên dịch tùy theo từng vụ việc. Việc gia hạn hay thay đổi tư cách lưu trú sau khi thủ tục hình sự kết thúc được xử lý trọn gói cùng hành chính thư sĩ hợp tác. Buổi tư vấn đầu tiên miễn phí, chi phí được báo giá tùy theo vụ việc.

Lời kết

Điều được xem xét không phải là giấy tờ đã đủ hay chưa, mà là giấy tờ đó có gắn với lý do bạn mong muốn được ở lại hay không. Để thời gian trôi đi chỉ vì hồ sơ chưa hoàn chỉnh sẽ không có lợi, cả về thời hạn cấm nhập cảnh lẫn về cách Hướng dẫn đánh giá vụ việc. Trước hết, xin hãy mang theo những gì đang có và đến trao đổi với chúng tôi.

Bài viết này là giải thích mang tính chung. Về vụ việc cụ thể, xin vui lòng trao đổi trực tiếp với luật sư. Các vụ việc đã giải quyết đều dựa trên hoàn cảnh riêng của từng vụ và không bảo đảm sẽ có kết quả tương tự.

Người viết

Matsumura Daisuke, Luật sư

Đoàn Luật sư Dai-ichi Tokyo (số đăng ký: 59077, đăng ký năm 2019)

Văn phòng Luật sư Quốc tế Funado (tầng 3 tòa nhà chính Fuse, 3-4-10 Takada, quận Toshima, Tokyo)

Lĩnh vực trọng tâm là bào chữa hình sự cho người nước ngoài, chủ yếu là thân chủ quốc tịch Trung Quốc, và các thủ tục nhập quản.

Đã đạt được bản án vô tội trong vụ vi phạm Luật Kiểm soát chất kích thích (tàng trữ nhằm mục đích thu lợi), quyết định không truy tố trong vụ lừa đảo đặc biệt, và phép lưu trú đặc biệt trong những vụ việc được coi là khó.

Liên hệ

Văn phòng Luật sư Quốc tế Funado

Website: https://matsumura-lawoffice.jp/

WeChat ID: matsumura1119

Các phiên bản ngôn ngữ khác của bài viết này

日本語 / 简体中文 / 繁體中文 / English / 한국어