Khai báo về cơ quan trực thuộc: quy tắc 14 ngày và hậu quả khi bỏ sót

Có hai câu hỏi rất hay gặp và chúng thường bị trộn vào nhau. Một là: tôi vừa nghỉ việc, tôi có phải lên Cục Nhập cư khai báo không. Hai là: công ty đã báo rồi thì tôi có cần báo nữa không.

Nguyên nhân của sự lẫn lộn nằm ở chỗ Luật Nhập cư Nhật Bản thiết kế việc khai báo thành hai tuyến song song. Khai báo do chính người nước ngoài thực hiện và khai báo do cơ quan tiếp nhận thực hiện có căn cứ pháp lý khác nhau, đối tượng khác nhau và tính chất pháp lý cũng khác nhau. Nếu không phân biệt được, kết cục thường gặp là cả hai bên đều tưởng bên kia đã làm, và không ai làm cả.

Theo thống kê của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú tính đến cuối năm Reiwa 7, số người nước ngoài cư trú tại Nhật là 4.125.395 người. Chế độ khai báo chính là hạ tầng để quản lý con số đó. Bài viết dưới đây phân biệt hai tuyến khai báo và chỉ ra hậu quả cụ thể khi bỏ sót.

Hai chế độ khai báo, không phải một

Sự khác nhau về tính chất pháp lý ở dòng cuối rất hay bị hiểu nhầm. Việc điều luật dành cho cơ quan được viết theo hướng nỗ lực không có nghĩa là không cần làm. Khi thực tế tiếp nhận và thông tin mà Cục Nhập cư nắm giữ lệch nhau, bên phải giải thích chính là cơ quan tiếp nhận. Ngoài ra, đối với việc tuyển dụng người nước ngoài còn có một tuyến riêng nữa là khai báo tình hình tuyển dụng với Hello Work, và tuyến đó được quy định là nghĩa vụ. Doanh nghiệp phải quản lý song song cả hai tuyến.

Doanh nghiệp phải khai báo những gì, tính 14 ngày từ đâu

Đối tượng khai báo của cơ quan là việc bắt đầu tiếp nhận, kết thúc tiếp nhận và các nội dung khác về tình hình tiếp nhận. Trên thực tế, các trường hợp điển hình gồm:

• Bắt đầu tiếp nhận một người lưu trú trung và dài hạn
• Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng ủy thác chấm dứt, việc tiếp nhận kết thúc
• Người lao động bỏ đi, trên thực tế không thể tiếp tục tiếp nhận
• Tên gọi hoặc địa chỉ của cơ quan thay đổi

Điều quan trọng nhất trong quản lý thời hạn là xác định mốc khởi tính bằng văn bản. Nếu là sa thải thì lấy ngày quyết định có hiệu lực; nếu nghỉ theo thỏa thuận thì lấy ngày nghỉ việc; nếu là bỏ đi thì lấy ngày kết luận không thể tiếp tục tiếp nhận. Không ghi lại ngày này mà cứ đếm ngày thì về sau sẽ không giải thích được. Kinh nghiệm thực tế là ghi vào sổ ba mốc: ngày phát sinh sự việc, ngày bắt đầu chuẩn bị hồ sơ, ngày thực tế nộp.

Bỏ sót khai báo thì hậu quả ra sao

Hậu quả khác nhau giữa phía cơ quan và phía cá nhân.

Về phía cơ quan, tuy không phải là cấu trúc bị phạt ngay, nhưng việc này ảnh hưởng đến đánh giá về tính phù hợp của hệ thống tiếp nhận. Với những đơn vị chịu sự thẩm định theo chế độ, như công ty thực hiện thực tập kỹ năng, cơ quan tiếp nhận lao động tokutei ginou, hay cơ sở giáo dục nhận du học sinh, việc không khai báo có thể ảnh hưởng đến các quyết định xử lý và đến việc tiếp nhận về sau. Thêm nữa, nếu trong khoảng thời gian không khai báo mà người đó vẫn tiếp tục làm việc, sẽ phát sinh câu hỏi việc làm ấy có nằm trong phạm vi tư cách hay không, và có thể dẫn tới việc xem xét tội thúc đẩy lao động bất hợp pháp theo Điều 73-2, với hình phạt giam giữ (拘禁刑, kōkinkei) đến 5 năm hoặc phạt tiền đến 5 triệu yên, hoặc cả hai; khoản 2 của điều này đặt gánh nặng lên người bị cáo buộc phải chứng minh việc mình không biết là không có lỗi.

Về phía cá nhân, bất lợi trực tiếp hơn nhiều. Điều 22-4 Luật Nhập cư quy định việc vi phạm nghĩa vụ khai báo địa chỉ cư trú, không khai báo địa chỉ trong 90 ngày trở lên, là một trong các căn cứ hủy tư cách lưu trú; khai báo gian dối cũng bị xử lý tương tự. Ngoài ra, việc từng bỏ sót khai báo sẽ ảnh hưởng đến đánh giá hạnh kiểm khi xin gia hạn thời hạn lưu trú hoặc xin đổi tư cách lưu trú.

Khi có vụ án hình sự: khai báo và tư cách lưu trú

Khi một nhân viên trở thành đương sự trong vụ án hình sự, dưới góc độ khai báo, cái được quan tâm không phải bản thân vụ án mà là sự thay đổi trong việc tiếp nhận do vụ án gây ra. Việc bị bắt tự nó chưa phải là sự kiện phải khai báo, nhưng nếu việc tạm giam kéo dài dẫn tới chấm dứt hợp đồng lao động, thì đồng hồ 14 ngày bắt đầu chạy từ đó.

Tác động lên tư cách lưu trú của cá nhân thì tùy theo hình phạt. Trong Điều 24 khoản 4 có mục quy định người bị tuyên hình phạt giam giữ chung thân hoặc trên 1 năm thuộc diện trục xuất, nhưng mục này có điều khoản trừ: nếu toàn bộ hình phạt được cho hưởng án treo thì không thuộc diện đó. Ngược lại, mục về ma túy trong cùng khoản coi người bị kết án có tội vì vi phạm pháp luật về ma túy, cần sa, thuốc phiện, chất kích thích là thuộc diện trục xuất, kể cả khi chỉ bị phạt tiền hoặc được hưởng án treo. Thêm vào đó, nếu do bị giam giữ hoặc mất việc mà trạng thái không thực hiện hoạt động tương ứng với tư cách lưu trú kéo dài từ 3 tháng trở lên, có thể phát sinh vấn đề hủy tư cách theo Điều 22-4.

Thủ tục hình sự và thủ tục nhập cư chạy trên hai đường riêng, nhưng biên bản lời khai lập ở giai đoạn hình sự được dùng làm tài liệu cho thẩm tra vi phạm và phiên điều trần. Nếu nội dung doanh nghiệp khai báo và nội dung đương sự trình bày trong thủ tục hình sự lệch nhau, thì chính sự lệch đó trở thành điều cần giải thích.

Những hiểu lầm thường gặp

Thứ nhất, cho rằng cá nhân đã khai báo thì công ty không phải làm gì. Đối tượng khai báo của hai bên khác nhau, và khai báo của cơ quan chứa những thông tin chỉ cơ quan mới nắm được.

Thứ hai, nghĩ rằng đã quá hạn thì thôi không khai nữa cho đỡ lộ. Việc có hay không một hồ sơ cho thấy dù muộn vẫn đã khai báo làm thay đổi đánh giá rất nhiều. Cách xử lý trên thực tế là nộp kèm giải trình lý do chậm.

Thứ ba, cho rằng người đã nghỉ việc thì không còn liên quan đến công ty. Chính việc kết thúc tiếp nhận mới là sự kiện phải khai báo; đã kết thúc nên mới phải báo.

Văn phòng chúng tôi hỗ trợ như thế nào

Tại Văn phòng Luật sư Quốc tế Funado, luật sư Matsumura Daisuke trực tiếp thực hiện việc tiếp xúc trong trại tạm giam và các buổi làm việc. Với tiếng Trung, văn phòng có phiên dịch viên chuyên trách thường trực; với các ngôn ngữ khác, bao gồm tiếng Việt, chúng tôi sắp xếp phiên dịch viên tùy theo từng vụ việc.

Với doanh nghiệp, chúng tôi xác định trước tiên là có phải khai báo hay không và thời hạn đến khi nào, rồi mới xử lý các vấn đề hình sự và lao động. Khi nhận ủy thác từ chính người lao động, chúng tôi không coi án treo là đủ mà đặt mục tiêu ưu tiên hàng đầu là quyết định không truy tố; vụ án hình sự và thủ tục nhập cư được thiết kế như một thể thống nhất, và về việc có thuộc diện trục xuất hay không, chúng tôi cũng tranh luận trên phương diện cố ý và lỗi. Lần tư vấn đầu tiên miễn phí. Liên hệ qua WeChat ID matsumura1119.

Lời kết

Thực hành khai báo rốt cuộc không nằm ở việc thuộc lòng điều luật, mà ở thói quen ghi lại mốc khởi tính bằng văn bản. Chỉ cần xác định được ngày phát sinh sự việc, thời hạn sẽ tự quản lý được, và ngay cả khi trễ vẫn còn cơ sở để giải thích. Bài viết này mang tính giải thích chung; với vụ việc cụ thể, xin trao đổi trực tiếp với luật sư.

Người viết

Matsumura Daisuke / Luật sư
Thành viên Đoàn Luật sư Daiichi Tokyo (số đăng ký: 59077, đăng ký năm 2019)
Văn phòng Luật sư Quốc tế Funado (Fuse Building, tầng 3, 3-4-10 Takada, Toshima-ku, Tokyo)
Lĩnh vực trọng tâm là bào chữa hình sự cho người nước ngoài và thủ tục nhập cư, với thân chủ chủ yếu mang quốc tịch Trung Quốc. Đã có các kết quả như bản án vô tội trong vụ vi phạm Luật Kiểm soát chất kích thích (tàng trữ nhằm mục đích thương mại), quyết định không truy tố trong vụ lừa đảo có tổ chức, và giành được giấy phép lưu trú đặc biệt trong những vụ được coi là khó.

Funado International Law Office
Website: https://matsumura-lawoffice.jp/
WeChat ID: matsumura1119

Bản tiếng Nhật của bài viết này: https://matsumura-lawoffice.jp/blog/detail/2026099268/