Giấy tờ cần thiết để kết hôn với người nước ngoài tại Nhật Bản｜Cách xử lý khi không đủ giấy tờ

Khi một công dân Nhật Bản và một người nước ngoài kết hôn tại Nhật Bản, cửa ải đầu tiên hầu như luôn là cùng một câu hỏi: phải chuẩn bị đủ những giấy tờ nào thì ủy ban thành phố, quận, thị trấn mới tiếp nhận tờ khai đăng ký kết hôn. Không ít trường hợp, người không thể lấy được giấy tờ từ nước mình, người có hộ chiếu đã hết hạn, hay người không còn tư cách lưu trú, bị nhân viên tại quầy nói rằng "thiếu giấy này thì không thể tiếp nhận", và thủ tục dừng lại ngay tại đó.

Tuy vậy, "Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn" mà cơ quan hành chính thường yêu cầu lại không phải là giấy tờ đính kèm bắt buộc theo quy định của pháp luật. Khi không thể lấy được, thực tiễn hộ tịch Nhật Bản có sẵn một phương thức chứng minh thay thế. Bài viết này trình bày danh mục giấy tờ cần thiết, sau đó giải thích cách thương lượng với ủy ban và với Cục Pháp vụ khi giấy tờ không thể hoàn tất, dựa trên thông tin cập nhật đến tháng 8 năm 2026.

Khung pháp lý được áp dụng

Các điều kiện nội dung để hôn nhân thành lập — tuổi kết hôn, không đang trong quan hệ hôn nhân khác và tương tự — được xác định theo luật quốc tịch của từng bên (Luật về quy tắc chung áp dụng pháp luật, Điều 24 khoản 1). Hình thức kết hôn thì theo pháp luật nơi cử hành; tuy nhiên, nếu hôn nhân được cử hành tại Nhật Bản và một bên là người Nhật thì bắt buộc phải theo hình thức của pháp luật Nhật Bản (Điều 24 khoản 2 và phần trừ của khoản 3). Nói cách khác, đã kết hôn tại Nhật thì không thể tránh việc nộp tờ khai đăng ký kết hôn cho ủy ban.

Hôn nhân phát sinh hiệu lực khi được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch (Bộ luật Dân sự, Điều 739 khoản 1). Về nơi nộp, tờ khai liên quan đến người nước ngoài được nộp tại nơi người khai đang có mặt (Luật Hộ tịch, Điều 25 khoản 2), và "nơi có mặt" được hiểu bao gồm cả nơi lưu trú tạm thời.

Từ cấu trúc này có thể thấy trọng tâm thẩm tra của ủy ban là một câu hỏi duy nhất: bên người nước ngoài có thỏa mãn các điều kiện kết hôn theo luật quốc tịch của mình hay không. Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn chỉ là phương tiện thông thường để chứng minh điều đó.

Danh mục giấy tờ cần thiết

Khi đăng ký kết hôn theo hình thức Nhật Bản, các giấy tờ cơ bản như sau.

Bên người Nhật

• Tờ khai đăng ký kết hôn, có chữ ký của hai người làm chứng đã thành niên
• Giấy tờ xác nhận nhân thân (bằng lái xe, thẻ My Number, hộ chiếu…)
• Giấy chứng nhận hộ tịch — theo Luật Hộ tịch sửa đổi có hiệu lực từ ngày 1 tháng 3 năm 2024, nhân viên ở ủy ban ngoài nơi nguyên quán cũng có thể tra cứu hộ tịch, nên về nguyên tắc không cần đính kèm. Cách vận dụng vẫn khác nhau giữa các địa phương, nên nên xác nhận trước

Bên người nước ngoài

• Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn (giấy xác nhận độc thân) kèm bản dịch tiếng Nhật
• Hộ chiếu, với tư cách giấy tờ chứng minh quốc tịch, kèm bản dịch tiếng Nhật
• Giấy khai sinh, khi được yêu cầu, kèm bản dịch tiếng Nhật
• Thẻ lưu trú, phiếu cư dân và giấy tờ tương tự khi được yêu cầu

Mọi giấy tờ lập bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch có ghi rõ người dịch (Quy tắc thi hành Luật Hộ tịch, Điều 63). Người dịch không cần bằng cấp, chính đương sự dịch cũng được. Tuy nhiên có ủy ban yêu cầu bản dịch ghi rõ ngày dịch, họ tên và địa chỉ người dịch, có nơi còn yêu cầu dịch cả dấu chứng thực và phần ghi chú ngoài lề, nên hãy xác nhận về hình thức với nơi tiếp nhận.

Những điểm cần lưu ý theo quốc tịch

Tên gọi của giấy tờ tương ứng với giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn, cũng như cơ quan cấp, khác nhau đáng kể giữa các nước. Dưới đây là những chỗ người nộp hồ sơ hay vấp phải nhất.

• Việt Nam — Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn, nhưng với điều kiện phải có giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân cấp xã, phường tại Việt Nam cấp (bản gốc, trong vòng sáu tháng kể từ ngày cấp), cùng với giấy tờ chứng minh tình trạng độc thân kể từ khi sang Nhật. Nếu dùng "giấy chứng nhận chưa đăng ký kết hôn" do ủy ban Nhật Bản cấp cho mục đích sau, giấy đó phải bao trùm toàn bộ thời gian cư trú tại Nhật, nên người từng chuyển chỗ ở nhiều lần sẽ phải xin ở nhiều địa phương khác nhau.
• Trung Quốc — thông lệ là bản tuyên bố do lãnh sự quán Trung Quốc tại Nhật cấp, kèm văn bản công chứng xác nhận chữ ký. Từ ngày 7 tháng 11 năm 2023, khi Công ước Apostille có hiệu lực giữa Nhật và Trung Quốc, Đại sứ quán Trung Quốc tại Nhật đã ngừng nghiệp vụ hợp pháp hóa lãnh sự, nên tuyến chứng nhận đã khác trước.
• Hàn Quốc — dùng giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân và giấy chứng nhận cơ bản. Cả hai thường phải là bản "chi tiết"; việc lỡ xin bản thường hoặc bản giản lược là lỗi rất hay gặp.
• Philippines — dùng LCCM do Đại sứ quán Philippines tại Tokyo cấp. CENOMAR chỉ có giá trị sáu tháng kể từ ngày cấp. Vì luật Philippines không cho phép ly hôn, người đã từng kết hôn tại Philippines cần có bản án đã có hiệu lực tuyên hôn nhân vô hiệu hoặc hủy hôn, và đây là chỗ dễ tắc nhất.
• Thái Lan — Đại sứ quán Vương quốc Thái Lan tại Tokyo đã ngừng cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn từ ngày 1 tháng 4 năm 2020. Hiện nay phải xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do ủy ban quận tại Thái Lan cấp, được Bộ Ngoại giao Thái Lan chứng nhận, rồi trong vòng ba tháng kể từ chứng nhận đó phải được Đại sứ quán chứng nhận tiếp.
• Hoa Kỳ — Chính phủ Hoa Kỳ không cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn. Hơn nữa, từ ngày 1 tháng 9 năm 2025, Đại sứ quán và các lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Nhật đã ngừng cả việc công chứng bản tuyên thệ mà trước đây vẫn làm. Thay vào đó phải dùng bản tuyên thệ được công chứng viên tại một bang của Hoa Kỳ công chứng, nếu được thì kèm chứng nhận Apostille; việc ủy ban có tiếp nhận hay không thì phải xác nhận trước.
• Đài Loan — Văn phòng Đại diện Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Nhật Bản cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn. Người không có hộ tịch tại Đài Loan thì dùng bản tuyên thệ, nhưng chính Văn phòng Đại diện cũng lưu ý rằng có một số ủy ban không tiếp nhận bản tuyên thệ này.

Ngược lại, với Nepal, Myanmar, Mông Cổ, Sri Lanka, Bangladesh và một số nước khác, nhiều khi không thể xác nhận tên giấy tờ từ nguồn chính thức của cơ quan đại diện. Với những nước này, việc hỏi trực tiếp đại sứ quán hoặc lãnh sự quán là điểm xuất phát bắt buộc. Đại sứ quán Nhật Bản tại Nepal đã chính thức cảnh báo về tình trạng các đối tượng tự xưng làm dịch vụ thủ tục kết hôn giao giấy tờ giả rồi đòi phí rất cao, nên cũng cần thận trọng với kênh lấy giấy tờ.

Đối sách khi không lấy được giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn

Đây là phần cốt lõi. Điều đầu tiên cần nắm là: giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn không phải giấy tờ đính kèm bắt buộc theo pháp luật. Trong thực tiễn hộ tịch, bên người nước ngoài có nghĩa vụ chứng minh với thị trưởng, quận trưởng rằng mình thỏa mãn điều kiện kết hôn theo luật quốc tịch, và việc đính kèm giấy chứng nhận chỉ là phương pháp chứng minh mang tính nguyên tắc (Trả lời của Cục trưởng Cục Dân sự, Min-Ko số 1264 ngày 30 tháng 5 năm 1949).

Do đó, không lấy được giấy chứng nhận hoàn toàn không có nghĩa là "không thỏa mãn điều kiện". Chỉ là phương pháp chứng minh quay về dạng nguyên tắc: phải chứng minh riêng lẻ nội dung luật quốc tịch và các sự kiện về quan hệ nhân thân. Thực tiễn thừa nhận ba dạng thay thế sau.

• Bản tuyên thệ — tuyên thệ trước lãnh sự nước mình rằng đã đủ tuổi kết hôn và không có trở ngại kết hôn theo luật quốc tịch, có chữ ký của lãnh sự.
• Giấy chứng nhận kết hôn — trường hợp hôn nhân đã được cử hành tại Nhật Bản theo hình thức luật quốc tịch của bên người nước ngoài, giấy chứng nhận cấp cho hôn nhân đó được coi là chứng minh bao quát việc đủ điều kiện.
• Tổ hợp lấy bản trình bày làm trung tâm — bản trình bày của đương sự, kèm tài liệu xác nhận quốc tịch, giấy khai sinh, giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân, bản sao điều luật liên quan của nước mình và bản dịch. Đây là hướng chủ đạo trong thực tiễn.

Bản trình bày không có mẫu luật định. Trên thực tế, bản này nêu: lý do không thể nộp giấy chứng nhận (nước mình không có chế độ cấp, cơ quan nước mình không quản lý quan hệ nhân thân, đã bị từ chối cấp, không thể về nước…); hiện đang độc thân và việc kết hôn không cấu thành song hôn; đã đủ tuổi kết hôn theo luật quốc tịch và không có trở ngại nào khác; các thông tin nhân thân gồm họ tên, ngày sinh, quốc tịch, họ tên cha mẹ; và cam đoan nội dung là đúng sự thật, có chữ ký.

Các tiền lệ hành chính đã nhiều lần chấp nhận đăng ký chỉ dựa trên bản trình bày, hoặc bản trình bày kết hợp với giấy khai sinh: trường hợp công dân Barbados mà cơ quan nước sở tại không quản lý quan hệ nhân thân (Trả lời Min-Ni số 2644 ngày 30 tháng 3 năm 1995), công dân Romania mà nước đó không có chế độ cấp (Trả lời Min-Ni số 3763 ngày 30 tháng 6 năm 1992), công dân Maroc bị từ chối cấp (Trả lời Min-Ni số 3458 ngày 2 tháng 7 năm 1987). Với người Hàn Quốc, Triều Tiên và người gốc Đài Loan sinh sống tại Nhật, từ lâu đã có thông tư cho phép tiếp nhận dựa trên bản trình bày và giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân (Thông tư Min-Ko số 245 ngày 9 tháng 2 năm 1955).

Thương lượng với ủy ban và Cục Pháp vụ — vượt qua thủ tục "hỏi ý kiến tiếp nhận"

Khi phát sinh nghi vấn trong xử lý công việc hộ tịch, thị trưởng, quận trưởng có thể xin chỉ thị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp thông qua Cục Pháp vụ có thẩm quyền (Quy tắc thi hành Luật Hộ tịch, Điều 82). Đây là thủ tục mà thực tiễn gọi là juri-ukagai (hỏi ý kiến về việc tiếp nhận). Phần lớn tờ khai kết hôn thiếu giấy tờ đều bị đưa vào thủ tục này.

Thực trạng của nó được báo cáo tháng 1 năm 2022 của Cục Đánh giá hành chính, Bộ Nội vụ và Truyền thông làm rõ bằng con số cụ thể. Báo cáo khảo sát 181 vụ hỏi ý kiến về tờ khai kết hôn có yếu tố nước ngoài được 16 Cục Pháp vụ trả lời trong khoảng từ tháng 4 năm 2017 đến cuối tháng 10 năm 2020. Số ngày trung bình từ khi hỏi đến khi có trả lời là 40,5 ngày; 14 vụ mất hơn 100 ngày; vụ lâu nhất là 528 ngày. Báo cáo cũng chỉ ra rằng, do trong Cục Pháp vụ không có tiêu chí phán đoán, nên với những vụ hỏi ý kiến cùng loại liên quan cùng một nước, chỉ thị đưa ra khác nhau ngay trong cùng một địa hạt của một Cục.

Thêm vào đó, đối với quyết định của thị trưởng, quận trưởng trong việc hộ tịch, Chương II và Chương III của Luật Thủ tục hành chính không được áp dụng (Luật Hộ tịch, Điều 127). Không có nghĩa vụ đặt ra và công bố tiêu chuẩn thẩm tra, cũng không có cả nghĩa vụ nỗ lực ấn định thời hạn xử lý tiêu chuẩn. Về mặt chế độ, không có bất kỳ hãm phanh pháp lý nào đối với thời gian.

Chính vì thế, sự chuẩn bị và thương lượng ở giai đoạn này quyết định kết quả. Chuẩn bị giấy tờ thay thế đầy đủ mà không thừa; xin Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự trong phạm vi có thể để khỏi phải thẩm tra riêng tính xác thực; và chủ động trình bày bằng văn bản những gì Cục Pháp vụ sẽ muốn xác minh — tất cả đều trực tiếp rút ngắn thời gian, thậm chí giúp tránh được thủ tục hỏi ý kiến.

Văn phòng chúng tôi có thành tích thương lượng với Cục Pháp vụ trong những vụ việc không thể chuẩn bị đủ giấy tờ, và đã làm cho hôn nhân được thành lập. Chẳng hạn, một người sang Nhật với mục đích du lịch đã có con với một phụ nữ Nhật, sau đó mất tư cách lưu trú và bị bắt, bị truy tố vì cư trú bất hợp pháp. Vì thủ tục kết hôn và nhận cha con chưa hoàn tất nên ban đầu cơ quan chức năng không tiếp nhận. Luật sư Matsumura đã thương lượng với cơ quan chức năng từ góc độ hiến pháp, làm cho việc kết hôn và nhận cha con thành lập, và trong hoàn cảnh hầu như không có giấy tờ công do nước mang quốc tịch cấp, đã phân tích các tiền lệ cấp phép của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và giành được giấy phép lưu trú đặc biệt.

Cách khiếu nại khi bị từ chối tiếp nhận

Ít người biết rằng việc từ chối tiếp nhận tờ khai kết hôn là có thể khiếu nại được, chỉ là theo con đường khác với các quyết định hành chính thông thường. Đối với quyết định hoặc sự không hành động của thị trưởng, quận trưởng trong việc hộ tịch, không được khiếu nại theo thủ tục hành chính thông thường (Luật Hộ tịch, Điều 123); tuyến của Luật Thẩm tra khiếu nại hành chính đã bị khép lại.

Thay vào đó là việc nộp đơn khiếu nại lên tòa án gia đình. Người cho rằng quyết định của thị trưởng, quận trưởng trong việc hộ tịch là không thỏa đáng có thể nộp đơn khiếu nại lên tòa án gia đình (Luật Hộ tịch, Điều 122). Nơi nộp không phải tòa án nơi cư trú của người khai, mà là tòa án gia đình có thẩm quyền theo địa điểm đặt trụ sở ủy ban (Luật Thủ tục vụ việc gia đình, Điều 226 khoản 4). Tòa án gia đình phải nghe ý kiến của thị trưởng, quận trưởng đó (Điều 229 khoản 2), và khi xét thấy đơn có căn cứ thì phải ra lệnh cho người đó thực hiện xử lý thích đáng (Điều 230 khoản 2). Điểm quan trọng nằm ở thiết kế này: tòa không chỉ hủy bỏ việc từ chối, mà có thể ra lệnh phải tiếp nhận.

Ba hiểu lầm phổ biến

"Không có tư cách lưu trú thì tờ khai kết hôn sẽ không được tiếp nhận." Điều này sai. Tờ khai kết hôn chỉ được tiếp nhận sau khi xác nhận rằng hôn nhân không vi phạm các quy định của Bộ luật Dân sự về trở ngại kết hôn và các quy định pháp luật khác (Bộ luật Dân sự, Điều 740) — và tư cách lưu trú không nằm trong số đó. Điều kiện nội dung của hôn nhân theo luật quốc tịch của từng bên (Luật về quy tắc chung áp dụng pháp luật, Điều 24 khoản 1); tư cách lưu trú chỉ là một địa vị theo luật hành chính Nhật Bản. Nơi nộp cũng chỉ cần là nơi đang có mặt, không phụ thuộc đăng ký cư trú (Luật Hộ tịch, Điều 25 khoản 2).

"Không có hộ chiếu bản gốc thì không thể tiếp nhận." Theo báo cáo nêu trên, Bộ Tư pháp đã nêu quan điểm rằng khi không thể xuất trình bản gốc hộ chiếu dùng làm giấy chứng minh quốc tịch, có thể yêu cầu nộp bản sao cùng với bản trình bày nêu lý do không xuất trình được bản gốc, rồi phán đoán tổng hợp về việc có tiếp nhận tờ khai hay không. Đã có những trường hợp tờ khai được tiếp nhận theo cách đó.

"Cứ kết hôn là có tư cách lưu trú." Cũng sai. Việc tiếp nhận tờ khai kết hôn và việc có được tư cách lưu trú là hai thủ tục hoàn toàn khác nhau. Người đang cư trú bất hợp pháp muốn khôi phục tình trạng hợp pháp thì phải trình diện cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và xin giấy phép lưu trú đặc biệt trong thủ tục trục xuất (Luật Quản lý xuất nhập cảnh, Điều 50). Việc hôn nhân đã thành lập là một trong những tình tiết được coi trọng khi xem xét, nhưng tự nó không tạo ra tư cách lưu trú.

Giới thiệu văn phòng

Luật sư Daisuke Matsumura (Đoàn Luật sư Dai-Ichi Tokyo, số đăng ký 59077, đăng ký năm 2019) thuộc Văn phòng Luật Quốc tế Funado (quận Toshima, Tokyo) lấy bào chữa hình sự cho người nước ngoài — chủ yếu là người Trung Quốc — và các thủ tục quản lý xuất nhập cảnh làm lĩnh vực trọng tâm. Việc thương lượng để tờ khai kết hôn được tiếp nhận nằm trên cùng một mạch với công việc đó.

Như đã nêu, văn phòng từng đưa một vụ việc từ chỗ tờ khai kết hôn và nhận cha con bị từ chối, qua thương lượng với cơ quan chức năng, đi đến việc được cấp giấy phép lưu trú đặc biệt trong hoàn cảnh hầu như không có giấy tờ công từ nước mang quốc tịch. Ở một vụ khác, một phụ nữ bị quy oan tội tiếp tay cho lao động bất hợp pháp và đứng trước nguy cơ bị trục xuất; văn phòng đã khởi kiện, đặt vấn đề về phạm vi của nguyên tắc trách nhiệm đối với thực tiễn lâu nay cho rằng căn cứ trục xuất không đòi hỏi cố ý hay lỗi, và sau đó cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đã cấp giấy phép lưu trú đặc biệt. Không coi cách vận hành hành chính là đương nhiên mà tranh luận trực diện ở tầm hiến pháp và luật hành chính, theo chúng tôi, chính là điều rốt cuộc bảo vệ được quyền lợi của thân chủ.

Tại văn phòng, luật sư Matsumura trực tiếp phụ trách toàn bộ các giai đoạn, từ ứng phó ban đầu đến khi kết thúc, không giao cho nhân viên hay luật sư trẻ làm thay. Văn phòng có phiên dịch tiếng Trung chuyên trách, thông thạo các vụ việc liên quan người nước ngoài, thường trực; với các ngôn ngữ khác thì bố trí phiên dịch tùy theo vụ việc. Về đơn xin tư cách lưu trú sau khi kết hôn, chúng tôi phối hợp với hành chính thư sĩ liên kết để xử lý trọn gói.

Xin lưu ý rằng các kết quả đã đạt được trong quá khứ dựa trên tình tiết riêng của từng vụ việc và không bảo đảm cho một kết quả tương tự.

Lời kết

Bị nói rằng "không đủ giấy tờ nên không thể kết hôn" không phải là lý do để bỏ cuộc. Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn không phải yêu cầu luật định, và khi có lý do khiến không thể lấy được, thực tiễn cho phép chuyển sang phương thức chứng minh thay thế lấy bản trình bày làm trung tâm. Vấn đề nằm ở chỗ quầy tiếp nhận có chấp nhận sự chuyển đổi đó hay không, và thủ tục hỏi ý kiến Cục Pháp vụ được vượt qua ra sao. Chất lượng chuẩn bị và mạch lập luận sẽ trực tiếp định đoạt kết quả.

Bài viết này là giải thích chung dựa trên thông tin cập nhật đến tháng 8 năm 2026; với vụ việc cụ thể, xin hãy tham vấn trực tiếp luật sư. Cách xử lý của cơ quan đại diện các nước thay đổi thường xuyên, nên xin hãy xác nhận tên và mẫu giấy tờ với cả ủy ban tiếp nhận lẫn cơ quan đại diện của nước liên quan.

Tác giả

Daisuke Matsumura, Luật sư
Đoàn Luật sư Dai-Ichi Tokyo (số đăng ký 59077, đăng ký năm 2019)
Văn phòng Luật Quốc tế Funado (Fuse Building, tòa chính tầng 3, 3-4-10 Takada, Toshima-ku, Tokyo)
Lĩnh vực trọng tâm là bào chữa hình sự và thủ tục quản lý xuất nhập cảnh cho người nước ngoài, chủ yếu là thân chủ người Trung Quốc. Thành tích gồm bản án vô tội trong vụ vi phạm Luật Kiểm soát chất kích thích (tàng trữ nhằm mục đích trục lợi), quyết định không truy tố trong các vụ lừa đảo có tổ chức, và việc được cấp giấy phép lưu trú đặc biệt trong những vụ được coi là khó.

Văn phòng Luật Quốc tế Funado
Website: https://matsumura-lawoffice.jp/
WeChat ID: matsumura1119